Dataskydd - GDPR

INTEGRITETSPOLICY

City Däck Öresund AB (nedan ”Bilia” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter som vi samlar in i samband med att du gör ett köp av våra varor och/eller tjänster eller på annat sätt besöker oss, på en av våra bilanläggningar eller via vår hemsida. Vi behandlar självklart dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och regler för dataskydd och har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse, förlust eller ändring, obehörigt avslöjande eller åtkomst och andra otillåtna former av behandling.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

City Däck Öresund AB, org.nr 556884-0598, med adress Scheelegatan 15, 212 28 Malmö och telefonnummer 040–21 31 30 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna policy.

Behandlade personuppgifter samt ändamål och rättslig grund för behandlingen

De personuppgifter som vi behandlar är uppgifter som du lämnat till oss eller uppgifter som vi samlat in från en tredje part.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås:

• Om du som kund eller representant för ett företag köper en produkt eller tjänst från oss behandlar vi uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer, fordonets registreringsnummer samt ditt kortnummer i syfte att administrera vårt kundförhållande, inklusive förekommande kreditprövningar samt dina betalningar. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss, t ex för att skicka påminnelser om service eller däckbyte via sms eller mejl.

• Om du vill ha en offert från oss behandlar vi uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter i syfte att kunna kontakta dig för att följa upp offerten och vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt avtal ingås.

• Vi behandlar uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer, fordonets registreringsnummer samt aktuell fordonsinformation för att kunna hantera dina eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti.

• Personnummer samlar vi in för att kunna erbjuda dig som kund säkra och personliga betalningsalternativ så som faktura, kort och delbetalning. Du samtycker till detta när du handlar hos oss.

• IP-nummer samlar vi in för att skydda dig och oss själva mot internetbedrägerier.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

• Vi behandlar uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som kund, eller om du begärt en offert från oss, genom att skicka direktmarknadsföring, nyhetsbrev, kund- eller marknadsundersökningar via post, e-mail eller sms. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att vi vill kommunicera med dig som tidigare gjort ett köp eller som begärt en offert i marknadsföringssyfte samt för att kunna utvärdera och förbättra vårt erbjudande.

• Om du lämnar in ett fordon på en av våra verkstäder för någon annans räkning eller i egenskap av representant för ett företag, t.ex. som förare av en tjänstebil, behandlar vi uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter samt fordonsuppgifter i den mån detta är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att vi vill kunna kommunicera med dig som kontaktperson samt att vi kan behöva följa upp vem som lämnade in fordonet hos oss.

• Om du besöker någon av våra hemsidor eller om du använder vårt lokala nätverk (WiFi) så kan vi komma att automatiskt samla in personuppgifter såsom din IP-adress eller namnet på den enhet du använder i vårt lokala nätverk. Vi samlar in sådana personuppgifter i syfte att motverka olovliga intrång eller nyttjanden av våra IT-resurser samt för att förenkla felsökning.

• Vi kan komma att behandla rörligt material från övervakningskameror när du besöker någon av våra anläggningar. Vi använder övervakningskameror i syfte att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet samt för att övervaka och säkerställa funktion på våra parkeringar.

• Om du kontaktar Bilia, via exempelvis vår hemsida, e-post, chatt eller telefon, så behandlar vi de personuppgifter du lämnar i syfte att hantera din förfrågan. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera samt administrera kontakten med dig. Om du ringer vår kundservice kan vi komma att spela in ditt samtal med oss och använda detta i syfte att utbilda och utveckla våra medarbetare för att öka vår kundnöjdhet.

• Om du angetts som kontaktperson eller liknande på ett företag behandlar vi ditt namn och kontaktuppgifter i samband med upphandlings-/inköpsförfaranden, andra avtalsförhandlingar, fakturering eller liknande i syfte att genomföra urval, teckna avtal och administrera avtalet. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som kontaktperson för att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i affärsrelationen.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:

• Vi har inte rätt att behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om brott inom ramen för vår kundadministration. I de fall som vi kan behöva behandla känsliga personuppgifter är i de fall det krävs för att vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser:

• Vi behandlar även dina personuppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som åvilar relevanta bolag i Bilia-koncernen. Till exempel sparar vi personuppgifter om ditt avtal med oss i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina personuppgifter endast av relevanta bolag i Bilia-koncernen samt av Bilia koncernens interna IT-bolag, Motorit AB. När vi delar personuppgifter med relevant bolag i Bilia-koncernen är bolaget i de allra flesta fall personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Till exempel delar vi dina personuppgifter med Bilia AB som på vårt uppdrag sköter marknadskommunikationen med dig som kund.  Vi delar även personuppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att använda eventuella personuppgifter och Bilia ingår biträdesavtal med leverantören.

Bilia kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina personuppgifter:

• Vi kan komma att lämna ut ditt personnummer och ekonomisk information till kreditföretag för kreditupplysning.
• Vi kan komma att lämna ut uppgifter om ditt fordon till andra aktörer inom fordonstillverkarens auktoriserade nätverk i syfte att möjliggöra för nätverket att erbjuda dig rätt verkstadstjänster.
• För att ge dig en bättre kundupplevelse så kan vi komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom Bilia-koncernen.
• Vi behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att dina rättigheter skyddas genom att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Lämpliga skyddsåtgärder kan exempelvis utgöras av att mottagarlandet har en adekvat skyddsnivå eller säkerställas via EU-godkända standardavtalsklausuler.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

• För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i åtta år.
• I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller efter att vårt avtal har löpt ut. Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång.
• Om du begär en offert sparar vi ditt namn, kontaktuppgifter, registreringsnummer, fordonsinformation, personnummer och uppgifter om offerten för att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick under den tid som offerten är giltig samt under en period därefter om totalt max 6 månader.
• Om du har lämnat in ditt fordon för reparation eller service sparar vi dina kontaktuppgifter under två (2) år från det att servicen eller reparationen genomfördes. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina personuppgifter under denna tid eftersom du som kund typiskt sätt förväntar dig information från oss som verkstad när det är dags för service på ditt fordon igen.
• Kund- och marknadsundersökningar kan komma att skickas till dig som kund inom ett år från det att servicen eller reparationen genomfördes.
• Om du har lämnat personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med en kundkväll eller liknande, sparar vi ditt namn och kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål under en period av max tre (3) månader från och med att uppgifterna mottogs från dig.
• Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig själv och rör kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation sparar vi dina kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål i max tre (3) månader från och med insamlandet.
• För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp, genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts samt vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats under tre (3) år från dagen för köpet/servicen/reparationen eller under den tid som garantiåtagandet gäller. Personuppgifterna sparas under tre (3) år och vi, för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation, reparationer eller service, kommer behöva se vilket arbete som har utförts och vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.
• Information från övervakningskameror sparas maximalt i 7 dagar och loggfiler vid nyttjande av vårt nätverk i maximalt 60 dagar.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring eller profilering.

Kontaktinformation

Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bilia på adressen ”Bilia Personbilar AB Attention: Kundservice, City Däck Öresund AB, Strömledningsgatan 11, 721 37 Västerås” eller maila till Bilia på Bilia.nu@bilia.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon 0771-400 000 och uppge att du söker vårt dataskyddsombud.

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av City Däck Öresund AB den 2022-01-01.